Die Digitalisierung ist heute in nahezu allen Lebensbereichen zu spüren, ob im privaten oder im beruflichen Kontext. Insbesondere die internen Abläufe und Prozesse in Unternehmen verändern sich mittlerweile kontinuierlich.
Mit dem Aufkommen smarter Lösungen für die Arbeitszeiterfassung steht Unternehmen eine Vielzahl neuer Möglichkeiten zur Verfügung, um ihre Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten. Dieser Fortschritt wird zusätzlich durch eine rechtliche Entwicklung unterstützt: Der Europäische Gerichtshof hat bereits vor einiger Zeit entschieden, dass alle Unternehmen in Europa verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter nachvollziehbar und transparent zu dokumentieren – dies gilt somit auch für Firmen in Deutschland.
Der folgende Artikel stellt einige smarte Lösungen vor, auf welche die Unternehmen heute zurückgreifen können, um die neuen rechtlichen Anforderungen zu erfüllen und dabei gleichzeitig von den großen Vorteilen der modernen Systeme zu profitieren.
Einhaltung rechtlicher Vorgaben bei optimierten Prozessen
Die Verpflichtung, die zeitnah auch auf deutsche Unternehmen zukommt, die Arbeitszeiten transparent zu dokumentieren, verstärkt die Bedeutung von modernen, digitalen Lösungen in hohem Maße.
Die folgenden smarten Systeme und Möglichkeiten sorgen nicht nur dafür, dass die neuen rechtlichen Vorgaben eingehalten werden. Sie optimieren auch die Prozesse im Unternehmen, steigern die Effizienz und ermöglichen es, die wertvolle Zeit der Mitarbeiter in Zukunft effektiver zu nutzen. In einer digitalisierten Welt wird die Arbeitszeiterfassung so zu einem essentiellen Bestandteil der Unternehmensführung und -organisation.
Mobile Apps für die Zeiterfassung
Eine der einfachsten und flexibelsten Lösungen im Hinblick auf das Time Tracking besteht in dem Einsatz von mobilen Apps für die Arbeitszeiterfassung.
Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten so bequem über ihre Smartphones erfassen, sei es beim Betreten des Büros, beim Verlassen oder während flexibler Arbeitszeiten außerhalb des normalen Arbeitsplatzes im Home Office. Solche Apps bieten außerdem oft noch zusätzliche Funktionen, wie zum Beispiel das Einreichen von Urlaubsanträgen und Krankheitsmeldungen oder individuelle Werkzeuge für ein effizientes Zeitmanagement.
Zeiterfassung mit Cloud-basierten Systemen
Die Cloud hat die Art und Weise, wie Daten gespeichert und geteilt werden, grundlegend verändert.
KI generiertes Bild – Adobe Firefly
Auch Cloud-basierte Arbeitszeiterfassungssysteme ermöglichen Unternehmen den Zugriff auf die erfassten Daten von jedem Ort zu jeder Zeit. Diese Systeme bieten daneben häufig ebenfalls weitere praktische Features, wie etwa eine automatische Berichterstellung, die Integration von anderen Unternehmensanwendungen oder die Möglichkeit, mehrere Standorte des Unternehmens nahtlos zu verwalten.
Arbeitszeit mit Hilfe biometrischer Lösungen erfassen
Für Unternehmen, die einen besonders hohen Wert auf das Thema Sicherheit legen, zeigen sich zudem auch innovative, biometrische Lösungen als eine äußerst interessante Option.
Fingerabdruck- oder Gesichtserkennungssysteme lassen sich nicht nur nutzen, um die Identität der Mitarbeiter zu überprüfen, sondern auch, um ihre Arbeitszeiten präzise aufzuzeichnen. Diese Technologien weisen nicht nur den Vorteil einer hohen Genauigkeit auf, sondern sie minimieren auch die Möglichkeiten für Betrug oder die Anfälligkeit für Fehler.
Integration der Zeiterfassung in Kalender- und Planungstools
Die Integration von Arbeitszeiterfassungssystemen in Kalender- und Planungstools erleichtert darüber hinaus die Koordination von Arbeitszeiten und Projekten maßgeblich.
Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten so beispielsweise direkt in ihre Kalenderanwendungen übernehmen, wodurch die Prozesse stark vereinfacht und die Notwendigkeit manueller Eingaben reduziert werden.
Automatisierte Berichte und Analysen erhalten
Moderne Lösungen bieten allerdings längst nicht nur die Möglichkeit, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu erfassen. Sie bieten in der Regel auch Funktionen, um automatisierte Berichte und Analysen der gesammelten Daten zu erstellen.
Diese können dann wiederum hervorragend für die Optimierung von Arbeitsabläufen, die Umverteilung von Ressourcen und die Identifizierung von vielversprechenden Potentialen genutzt werden.