Der Google Kalender gehört seit vielen Jahren zu den populärsten Plattformen zur Terminverwaltung, die auch die Möglichkeit zur Freigabe von Terminen für andere Nutzer gibt. Mit dem kürzlich gestarteten Google Kalender Terminplaner geht man einen deutlichen Schritt weiter und ermöglicht es, dass Nutzer einen Kalender mit Zeitfenstern erstellen können, in denen sie selbst verfügbar sind. Wir zeigen euch, wie das funktioniert.
Die Terminfindung zwischen zwei Personen kann manchmal aufwendig werden und viel Kommunikation im Vorfeld benötigen – in einigen Fällen unnötig. Mit dem neuen Terminplaner im Google Kalender lässt sich das elegant umgehen, denn in diesem ist sofort zu sehen, welche Zeitfenster bei der betreffenden Person frei sind. Das kann natürlich auch für kleine Unternehmen sehr praktisch sein und im Grundsatz erinnert die Funktion auch an bekannten großen Buchungs-Webseiten, die etwa von Ärzten, Werkstätten oder anderen Businesses genutzt werden.
Im Google Kalender hat man dieses Feature nun für alle Nutzer in Form einer eigenen Kalender-Oberfläche umgesetzt. Nutzer haben die Möglichkeit, alle Informationen einzutragen, Zeitfenster anzulegen und weitere Anpassungsmöglichkeiten vorzunehmen. Dieser Kalender lässt sich dann freigeben, extern erreichen oder bei Bedarf auch in Webseiten einbetten. Der öffentlich zugängliche Kalender zeigt dann, welche Zeitfenster frei sind und gibt allen Nutzern die Möglichkeit, ein solches zu buchen bzw. einen Termin festzulegen.
Der buchende Nutzer wird per E-Mail informiert, wenn es Änderungen gibt. Der freigebende Nutzer wird die Buchung direkt im eigenen Kalender sehen und der Termin gilt grundsätzlich als vereinbart. Es ist keine Einladung oder Bestätigung notwendig, ein Termin kann aber auch jederzeit von beiden Seiten storniert werden. Wir haben euch das Feature bereits ausführlich vorgestellt und heute zeigen wir euch, wie ihr es nutzen könnt.
Einen Terminplan erstellen
- Öffnet die Google Kalender-Webseite
- Klickt auf den Button „Eintragen“ zum Erstellen eines neuen Termins
- Wählt dort den Punkt „Terminplan“ aus
Mit diesem Schritt erstellt ihr einen neuen Terminplan (es können auch mehrere erstellt werden) und legt genau fest, wann ihr freie Zeitfenster habt. In den Einstellungen lässt sich das als Serie festlegen, aber auf Wunsch auch sehr genau für jeden einzelnen Tag. Die Zeitfenster können unterschiedliche Längen und Verteilungen über die Tage haben. Seid ihr an einem Tag oder für mehrere Stunden verhindert, lässt sich das separat unter dem Punkt „Angepasste Verfügbarkeit“ festlegen.
Außerdem lässt sich in den Einstellungen festlegen, wie weit im Voraus Termine gebucht werden können. Die Standardeinstellung ist bis zu 60 Tage im Voraus sowie bis zu vier Stunden vor dem Start des Zeitfensters. Ihr könnt beliebige Werte eintragen, aber die Einheit nicht ändern. Für das Maximum sind also nur Tage und für das Minimum nur Stunden auswählbar. Damit es nicht zu stressig wird, lassen sich Puffer zwischen zwei reservierten Terminen einfügen oder auch eine Maximalanzahl von Terminen pro Tag festlegen.
Am Ende wählt ihr noch aus, für welchen Kalender das gelten soll, welche Farbe die Einträge haben sollen und klickt dann auf „Weiter“, um die Optionen für die Veröffentlichung festzulegen. Dafür könnt ihr einen Titel festlegen, ein Bild festlegen, einen Ort angeben, eine Beschreibung hinterlegen sowie das Formular anpassen. Standardmäßig müssen Buchende nur ihren Namen und E-Mail-Adresse angeben, ihr könnt aber weitere Datenfelder hinzufügen.
Das ist der öffentliche Terminplan
Habt ihr einen Terminplan erstellt und veröffentlicht, kann der Direktlink geteilt oder der gesamte Kalender in eine Webseite eingebettet werden. Endnutzer haben dann die Möglichkeit, die freien Zeitfenster zu sehen und diese mit nur einem Klick sowie dem Ausfüllen der vorgegebenen Formularfelder zu reservieren. Die Nutzer müssen dafür kein Google-Konto besitzen und sich auch nicht anderweitig einloggen. Eine Verifizierung per E-Mail kann auf Wunsch durchgeführt werden, sodass ihr Spam verhindern könnt.
Wurde ein Termin gebucht, entfällt dieses Zeitfenster aus dem öffentlich zugänglichen Kalender und der Termin wird in eurem Kalender eingetragen. Sowohl der buchende Nutzer als auch der Besitzer des Terminkalenders kann den Termin jederzeit stornieren. Ein wirklich praktisches Feature, dass Google über viele Jahre nur für zahlende Workspace-Nutzer angeboten und weiterentwickelt hat. Bleibt abzuwarten, ob man das in Zukunft mit weiteren Funktionen ausrüstet.