Die Nutzung von Google Drive dürfte bei der Masse an Nutzern wohl in zwei extreme gehen: Entweder man nutzt es (fast) gar nicht oder es werden massenhaft Dateien abgelegt und eher halbherzig organisiert. Wer sich in der zweiten Gruppe befindet, der dürfte über die integrierte Suchfunktion sehr glücklich sein, diese aber möglicherweise nicht voll ausnutzen. Heute zeigen wir euch alle Parameter für die Google Drive-Suchfunktion.
So wie bei vielen Google-Produkten, gibt es auch bei Google Drive eine ständige präsente Suchleiste am oberen Displayrand, die all in der Cloud gespeicherten Dateien in sekundenschnelle durchsuchen und hoffentlich die gewünschten Ergebnisse liefern kann. Weil Google Drive aber bis heute mit der Auflistung vieler Dateien eher schwerfällig nutzbar ist, sollte man die Abfrage von Beginn an eingrenzen. Das ist durch die zusätzlichen Suchparameter möglich.
Wie ihr in obiger Grafik sehen könnt, durchforstet die Suchfunktion von Google Drive nicht nur den Dateinamen, sondern auch einige weitere verfügbare Details, in denen sich wichtige Hinweise finden könnten: Neben dem Dateinamen wird auch die Dateibeschreibung sowie der Dateiinhalt in Form von Text durchsucht. Aber auch damit ist noch nicht Schluss, denn Google Drive kann bei eingescannten Dokumenten oder PDFs den Volltext durchsuchen sowie über diesem Umweg die starke Objekterkennung von Google Fotos für gespeicherte Bilder nutzen. Letztes funktioniert allerdings bei Drive gefühlt nicht ganz so gut wie bei Fotos.
Diese starke Volltextsuche in Kombination mit den Parametern sorgt dafür, dass ihr jede Datei im Optimalfall innerhalb weniger Sekunden finden könnt.
Überblick über die Google Drive-Parameter
- type:
Ermöglicht das Filtern nach Dateityp, die einzelnen Möglichkeiten sind eigentlich selbsterklärend:
image, pdf, document, spreadsheet, presentation, form, audio, video, archive, drawing, folder - owner:
Findet Dokumente, die einem bestimmten Eigentümer gehören - creator:
Findet Dokumente in einer geteilten Ablage, die von einer bestimmten Person erstellt wurden - to:
Findet Dokumente, die Sie für bestimmte Personen oder Gruppen freigegeben haben, und Dokumente, die für Sie freigegeben wurden - from:
Findet Dokumente, die von einer bestimmten Person freigegeben wurden oder die Sie freigegeben haben - sharedwith:
Findet Dokumente, auf die ein bestimmtes Konto Zugriff hat. Hierzu gehören auch Dateien, deren Eigentümer das Konto ist. - is:trashed – is:starred
Zeigt Dateien im Papierkorb liegen oder mit einem Stern versehen sind - before:2017-07-23 after:2017-07-30
Zeigt nur Dateien zwischen der im englischen Datumsformat angegebenen Zeitspanne an - title:
Durchsucht nur den Titel der Dokumente - followup:
Findet Dateien, in denen Ihnen Aufgaben oder Vorschläge zugewiesen wurden
Natürlich könnt ihr diese Einschränkungen auch über das Dropdown-Menü der Suchleiste aufrufen, das ebenfalls alle Filter enthält und diese praktisch auswählen lässt. Das dauert allerdings in den meisten Fällen länger, als wenn ihr einfach direkt selbst die Parameter eingibt – sofern ihr diese im Kopf habt. Wichtige Dinge wie „from:“ oder „is:“ sollte man aber einfach im Kopf haben. Alle diese Paramter lassen sich zusätzlich miteinander kombinieren, wenn sie sich nicht widersprechen.
Tipp: Nutzt die Suchen-URLs
Weil die Suchfilter nicht nur intern angewendet werden, sondern auch in der URL zu finden sind, könnt ihr diese zu eurem Vorteil nutzen. Habt ihr eine sehr oft wiederholende Suchanfrage, dann speichert einfach die URLs der Ergebnisliste in eure Favoriten und schon lässt sich das mit stets aktuellen Ergebnissen wieder aufrufen. Leider besitzt Drive keine Label-Funktion wie GMail, mit der sich diese auch in der Oberfläche ablegen ließe.
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