Viele Google-Apps stehen in zwei unterschiedlichen Varianten zur Verfügung, die sich mal mehr und mal weniger voneinander abheben: Auf der einen Seite die Apps für die große Masse der Privatnutzer und auf der anderen die Anwendungen der Workspace-Umgebung. Trotz strikter Trennung kann man manchmal gar nicht so genau sagen, wo die Unterschiede liegen, welche Updates wo ankommen und was mit diesen separaten Angeboten überhaupt bezweckt werden soll. Das jüngste Update macht das nicht besser.
Google Workspace hat schon eine sehr lange Geschichte, die mit häufigen Umbauten und Namensänderungen verbunden ist: Bis vergangenes Jahr war es als „G Suite“ bekannt, davor trug es diverse Varianten von „Google Apps for Business“ und ähnliche Bezeichnungen. Mittlerweile gibt es mehr als ein halbes Dutzend Varianten für Kleinunternehmen, große Unternehmen, Non-Profits, Schulen und so weiter. Das Grundpaket der Google-Apps ist aber in allen Editionen das Gleiche.
Innerhalb von Google Workspace stehen unter anderem GMail, Google Drive, die diversen Dokument-Apps, Kalender, Google Chat und weitere Anwendungen zur Verfügung. Alle Produkte werden auch für Privatnutzer angeboten und dürften somit wohlbekannt sein: Gleiche Oberfläche, gleicher Funktionsumfang und bis auf wenige Ausnahmen auf den ersten Blick kein Unterschied auszumachen. Natürlich gibt es im Hintergrund andere (oder aus Endnutzersicht gar keine) Limitierungen und vielleicht die eine oder andere Regel bzw. Einschränkung, aber im Großen und Ganzen ist es das gleiche Produkt.
Google hatte niemals eine klare Trennung zwischen Workspace und den Privatnutzern gezogen, was aus vielerlei Gründen vielleicht ganz sinnvoll ist. Nun stellt man Workspaces für Privatnutzer zur Verfügung (allerdings nicht weltweit) und schafft somit eine Verbindung in der Trennung?! Von der Markenbindung bis zu Synergie-Effekten bei der Entwicklung gibt es viele gute Gründe, nicht auf unterschiedliche Produkte zu setzen. Aber warum macht man es sich und den Nutzern dann mit Neuerungen immer wieder so schwer?
Unklare Updates
Regelmäßig gibt es neue Funktionen an Produkten, bei denen auf den ersten Blick nicht erkennbar ist, in welcher Edition sie nun angeboten werden. Selbst den Ankündigungen im Google Workspace-Blog kann man da nur selten trauen, denn schon sehr oft wurden Neuerungen für Business-Nutzer versprochen, die dann plötzlich doch bei den Privatnutzern auftauchen. Manches kommt nur für Workspace-Nutzer, manches nur für Privatnutzer. Manches wird nur für Workspace angekündigt, steht dann aber schon wenige Tage später auch für Privatnutzer bereit. Auch nach sorgfältigem Studium der Ankündigungen ist das nicht immer durchschaubar.
Im ersten Moment würde man denken, dass die Workspace-Produkte „besser“ sind, denn immerhin bittet Google die Nutzer bzw. Unternehmen dafür zur Kasse. Das ist aber nicht immer der Fall, denn oft genug gibt es neue Funktionen zuerst für die Masse der Nutzer und erst zu einem späteren Zeitpunkt für Workspace-Nutzer. Und dabei rede ich gar nicht von Features, deren Verzögerung vielleicht durch die Infrastruktur zu erklären wären.
Eingeschränkte Workspace-Konten
Viel mehr haben Nutzer mit Workspace-Konten häufig sogar Probleme bei der Nutzung einiger Google-Produkte. Manches können sie gar nicht nutzen, bei einigen Dingen haben sie nur einen eingeschränkten Funktionsumfang oder es gibt Dinge, die etwas anders laufen als mit den „normalen“ Konten. Es scheint so zu sein, dass die Trennung im Hintergrund deutlich größer ist, als man es an den Oberflächen der Produkte sieht. Da stellt sich mir die Frage, ob das überhaupt notwendig ist.
Google unterscheidet bekanntlich mittlerweile problemlos zwischen Nutzern mit Google One und Nutzern ohne Google One. Die Abonnenten erhalten mehr Speicherplatz, exklusive Features, verstärkten Support und mehr. Oder anderes Beispiel: Innerhalb von Familien haben Nutzer die Möglichkeit, Speicherplatz und Inhalte zu teilen. Warum können nicht auch die Workspace-Konten nach einem solchen Prinzip betrieben werden? Google wird seine Gründe haben, aber langfristig könnte es die Probleme sicherlich verringern.
Dazu kommt, dass das Unternehmen selbst an dieser Trennung sägt, die man eigentlich aus gutem Grund aufgebaut hatte. Bestes Beispiel sind die Messenger: Sowohl Google Meet als auch Google Chat, die von Beginn an nur für Workspace-Nutzer geplant waren, wurden geöffnet und können nun auch von Privatnutzern verwendet werden. Allerdings in verschiedenen Varianten mit unterschiedlichem Funktionsumfang.
Vielleicht sind die Messenger nicht das beste Beispiel, denn diese sind bekanntlich Googles Achillesverse, die auf absehbare Zeit nicht zu einem stabilen und erfolgreichen Stand führen wird. Auch andere ehemals Workspace-exklusive Dinge wie der Google Drive File Stream wurden für alle Nutzer geöffnet, sodass es aus Endnutzer-Sicht kaum noch einen Unterschied gibt. Geteilte Adressbücher, Arbeitsgruppen und andere organisatorische Bereiche zur Zuordnung und Administration der Daten ließen sich wie gesagt auch auf anderen Wegen erreichen.
Ein Bild sagt mehr als Tausend Worte
Obiger Screenshot stammt aus Googles jüngster Ankündigung zur Workspace-Öffnung. Lasst das einfach einmal auf euch wirken und dann sagt mir, dass das nicht chaotisch aussieht. Klar, Workspace-Nutzer werden sofort klarkommen und sind im Laufe der Zeit mit dem Produkt gewachsen. Aber wer nun neu einsteigt, wird von eingebetteten Inhalten, Seitenleiste, Inhalten und Interaktionsflächen regelrecht erschlagen.
Workspace nur im Hintergrund?
Sicherlich gibt es viele Gründe PRO-Workspace und ich will mir auch gar nicht anmaßen, das aktuelle Konzept zu sehr zu kritisieren – denn dafür stecke ich nicht tief genug in der Workspace-Materie. Ich beschreibe das nur aus meiner Beobachter-Sicht, die immer wieder Unklarheiten zur Aufteilung der Neuerungen lässt. Das macht es natürlich auch für Nutzer nicht leicht, das lese ich immer wieder, sich über Neuerungen zu freuen oder plötzlich veränderte Dinge verwenden zu können.
Meiner Meinung nach sollten es die nahezu exakt gleichen Apps für alle Nutzergruppen sein – ganz nach dem damaligen Vorbild Microsoft Office. Wer das im Büro nutzen konnte, konnte es auch zu Hause nutzen. Klar, solche Umgebungen sind längst Vergangenheit und moderne Apps funktionieren nach einem anderen Prinzip. Aber für Endnutzer ist es einfacher, nur eine App zu nutzen und je nach verwendetem Konto eben andere oder gar keine Limitierungen zu haben. Die Arbeit in Gruppen mit Organisationsstrukturen, die ja eines der Hauptargumente für Workspace ist, ist für Privatnutzer genauso möglich und manchmal notwendig. Eine Trennung wäre also nicht notwendig.