GMail: Vertrauliche E-Mails versenden, zurückholen oder mit Ablaufdatum & SMS-Abfragen versehen; so gehts

 

Googles GMail ist der mit Abstand populärste Freemailer und hat in den letzten Jahren einige neue Features eingeführt, die mit der zugrundeliegenden Technologie eigentlich nicht möglich sind. Neben den kürzlich von uns vorgestellten geplanten E-Mails lassen sich auch vertrauliche E-Mails senden, die erhöhte Sicherheit bieten, den E-Mails ein Ablaufdatum geben und zurückgeholt werden können.

Die Technologien bzw. Protokolle hinter der E-Mail sind älter als das World Wide Web und waren ursprünglich nur für den Versand von Textnachrichten zwischen zwei Personen konzipiert – dem Absender und dem Empfänger. Seit vielen Jahren übliche Möglichkeiten wie Dateianhänge, eingebettete Bilder, HTML-Mails, diverse Verteiler für Newsletter & Co. waren niemals vorgesehen und stehen somit eigentlich auf einem wackligen Fundament, was im Alltag aber kein großes Problem ist.

Google hat in den vergangenen Jahren einige Features angestoßen, um die E-Mail in die nächste Generation zu bringen: Dazu gehören neben den kaum genutzten AMP E-Mails auch die Möglichkeit für zeitversetzte Mails sowie die vertraulichen E-Mails, die wir euch heute etwas ausführlicher vorstellen möchten. Die vertraulichen E-Mails geben dem Absender die Möglichkeit, einer Nachricht ein Ablaufdatum zu verpassen, diese durch vorzeitigen Ablauf zurückzuholen oder sogar mit einer Art Zwei-Faktor-Authentifizierung absichern.

Weil die zusätzlichen Features mit der E-Mail-Technologie nicht möglich sind, handelt es sich dabei um alternative Mitteilungsformen, deren Inhalte dauerhaft auf den GMail-Servern gespeichert bleiben und lediglich den Link zu den Mitteilungen an den Empfänger senden. Das ist für den Empfänger nicht unbedingt komfortabel, zumindest dann nicht wenn, wenn kein GMail verwendet wird. Nutzt der Empfänger hingegen ebenfalls GMail, ist alles nahtlos integriert und die Mails lassen sich so komfortabel wie möglich abrufen.

Möchtet ihr eine solche vertrauliche E-Mail versenden, müsst ihr lediglich den entsprechenden Button im Editor der GMail-App klicken bzw. antippen und schon können die Rahmenbedingungen festgelegt werden. Eine E-Mail mit Ablaufdatum ist grundlegend vertraulich und nimmt dem Empfänger jede native Möglichkeit zum Ausdrucken oder Weiterleiten der E-Mail. Mit anderen Mitteln (Screenshot, Abfotografieren etc.) ist das aber natürlich weiterhin möglich und lässt sich nicht verhindern.

Ihr könnt einen Zeitrahmen bis zum Ablauf der E-Mail festlegen, wobei es leider nur eine kleine Auswahl gibt und keine Möglichkeit besteht, ein konkretes Datum oder Uhrzeit auszuwählen. Der Empfänger wird über diesen Umstand informiert und sieht, bis zu welchem Zeitpunkt der Inhalt abrufbar sein wird. Läuft der Zeitrahmen ab oder hat der Absender die E-Mail vorher zurückgeholt (dafür gibt es einen Button innerhalb der Mail in GMail), wird der Zugriff sofort entzogen.

Die zweite Zusatzschranke ist die SMS-Autorisierung. Der Absender kann festlegen, dass sich die E-Mail erst dann abrufen lässt, wenn ein an die hinterlegte Telefonnummer gesendete sechsstelliger Verifikationscode eingegeben wird. Das setzt zwingend voraus, dass der Absender die Telefonnummer des Empfängers kennt. Die Code-Eingabe ist nur einmalig pro E-Mail erforderlich und kann als Zwei-Faktor-Authentifizierung betrachtet werden.

Probiert das einfach einmal aus, alle Features sind kostenlos nutzbar und können in einigen Fällen sehr praktisch sein.

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