In Zeiten des Home Office sind Videokonferenzen für viele Menschen zum Alltag geworden, die bisher nur selten oder gar nicht auf dieses moderne Kommunikationsmittel angewiesen waren. Die meisten Menschen dürften das Gefühl bestätigen können, dass sich Videokonferenzen „komisch“ und vielleicht auch unangenehm anfühlen. Google hat nun die fünf wichtigsten Gründe für dieses Unbehagen analysiert und gibt Tipps zur Vermeidung.
Videokonferenzen sind in vielen Unternehmen Büro-Alltag und werden schnell zur Normalität. Viele andere Menschen, die nun erstmals für längere Zeit im Home Office arbeiten, sind aber weniger routiniert und können sich kaum mit dieser Technologie anfreunden. Ich spreche dabei aus ganz persönlicher Erfahrung und habe Videokonferenzen in meinem früheren Job so weit es geht vermieden. Aber warum? Google hat auch darauf die Antwort.
Google hat gerade erst einen großen Schritt im Videokonferenz-Markt gemacht und ist natürlich daran interessiert, dass die Produkte auch nach dem Ende des erzwungenen Home Office weiterhin stark genutzt werden. Also springt man nun auch auf die psychologische Seite und erklärt, warum sich Videokonferenzen im wahrsten Sinne des Wortes unnatürlich anfühlen und wie sich diese Probleme relativ leicht lösen lassen. Für viele Menschen sicherlich eine interessante Lektüre.
1. Millisekunden machen den Unterschied
Wir Menschen haben uns 70.000 Jahre lang auf die persönliche Kommunikation von Angesicht zu Angesicht eingestellt und sind es gewohnt, dass es keine Verzögerungen gibt. Sobald die Verzögerung größer als eine halbe Sekunde wird, bemerken wir dies und fallen uns gegenseitig ins Wort und können keine natürliche Konversation führen. Ein weiteres Problem ist es, dass viele Menschen nach ihrer Gesprächszeit das Mikrofon auf Stumm stellen.
Lösung:
Nehmt Tempo heraus, sprecht etwas langsamer und lasst möglicherweise geringfügig längere Pausen zwischen einzelnen Sätzen oder Aussagen. Sollte es sich um eine kleinere Gruppe handeln, schaltet die Mikrofone nicht auf stumm, sondern gebt natürliche Zwischenmeldungen in Form von „mmhmm“ oder „okay“, um dem Gegenüber zu Signalisieren, dass ihr aktiv zuhört.
2. Smalltalk einplanen
Meetings starten normalerweise mit etwas Smalltalk, um die Stimmung zu heben, den persönlichen Kontakt abseits der Business-Fakten herzustellen oder einfach zwischenmenschliche Bindungen aufzubauen. Videokonferenzen sind hingegen meist vom Anfang bis zum Ende durchgetaktet und sind eher Fließbandarbeit statt natürliche Konversation.
Lösung:
Plant etwas Zeit vor dem eigentlichen Meeting ein, steigt früher in den virtuellen Konferenzraum ein und sitzt nicht mit der Stoppuhr vor der Kamera.
3. Schau mir in die Augen
Die persönliche Kommunikation beruht vor allem auf Augenkontakt und der Mimik, die dem Gegenüber viele Rückmeldungen gibt. In Videokonferenzen hingegen sind viele Teilnehmer nebenbei mit anderen Dingen beschäftigt wie etwa E-Mails beantworten, Dokumente bearbeiten oder Ähnlichem. Allein durch diese fehlende Rückmeldung per Blickkontakt reden die meisten Menschen um bis zu 25 Prozent weniger als von Angesicht zu Angesicht.
Lösung:
Widersteht der Versuchung, die Browser-Tabs mit dem Gegenüber der Videokonferenz konkurrieren zu lassen. Konzentriert euch auf das Gespräch, auch wenn ihr aktuell nur Zuhörer seid.
4. Wir sind ein Team!
Remote-Teams, zwischen denen eine große räumliche Distanz herrscht, neigen zu unterschiedlichen Arbeitsweisen. Das führt dazu, dass die Schuld für Probleme oft bei einzelnen Personen statt dem gesamten Team gesucht wird. Das kann Projekte nicht nur ausbremsen, sondern auch für alle Beteiligten sehr frustrierend sein.
Lösung:
Sprecht nicht nur über die Aufgabe und das Ziel, sondern auch über die Herangehensweise. Arbeitet, sofern das möglich ist, auch mithilfe von Videokonferenzen gemeinsam statt jedes Teammitglied für sich alleine.
5. Gib den Redestab weiter
In Schulungen wird gerne das Hilfsmittel des Redestabs verwendet. Was manchen Menschen überflüssig vorkommt, kann tatsächlich auch in einer Videokonferenz sehr wichtig sein, um den Informationsfluss aktiv zu halten. Viele Teilnehmer halten sich ansonsten zurück und durch die fehlende Körpersprache fühlen sich viele nicht aktiv angesprochen. Aktives Ansprechen einzelner Personen statt Monologe oder Dialoge in die große Runde sind sehr viel zielführender.
Lösung:
Sollte es Videokonferenzen mit „Dynamik-Problemen“ geben, verwendet die Redestab-Taktik. Der aktive Sprecher sollte den Stab zum Ende an eine andere Person weitergeben und so den Übergang aktiv gestalten.
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Das ist natürlich alles nur trockene Theorie, aber vielleicht hilft es dem einen oder anderen Team oder einer Einzelperson dabei, die Videokonferenzen – mit denen wir uns vermutlich in Zukunft sehr viel stärker beschäftigen müssen – etwas angenehmer und lebhafter und somit auch produktiver zu gestalten.