Vor wenigen Tagen wurde Google Inbox endgültig eingestellt und die vielen damals zufriedenen Nutzer müssen ihre Gewohnheiten wieder auf das klassische GMail-System umstellen. Vielleicht auch um diesen Nutzern zu helfen, wurden im Google-Blog nun 10 mehr oder weniger nützliche Tipps veröffentlicht, mit denen sich der gesamte Mail-Alltag optimieren lässt. Die Tipps beziehen sich zu großen Teilen nicht nur auf GMail.
Google Inbox zeichnete sich vor allem dadurch aus, dass es dem Nutzer einiges an Arbeit bei der Verwaltung seiner Mails abnehmen sollte und die Organisation für den ersten Blick übernommen hat. Das fällt nun weg, aber es gibt auch viele andere Bereiche in der täglichen Arbeit mit der E-Mail im Allgemeinen, die der Nutzer durch einfache Änderung von Abläufen optimieren kann. Google hat dazu eine Reihe von interessanten Tipps veröffentlicht.
Im Folgenden findet ihr die Übersetzung der von Google veröffentlichten Tipps ohne jegliche Wertung von meiner Seite. Vieles davon mag beim Überfliegen logisch oder teilweise auch überzogen wirken, aber wenn man etwas länger darüber nachdenkt (was ich beim Übersetzen und Schreiben getan habe), kann es tatsächlich helfen, sowohl Zeit als auch Nerven einzusparen und den täglichen Berg der digitalen Post angenehmer zu gestalten.
- Benachrichtigungen reduzieren: Lass dich nicht von zu vielen Benachrichtigungen über E-Mails ablenken, sondern öffne den Posteingang stattdessen selbst in regelmäßigen Abständen. Nutze auf dem Smartphone die Möglichkeit nur über wichtige E-Mails informiert zu werden und blende alle unwichtigen eingehenden Nachrichten aus.
- Antworte innerhalb von 24 Stunden: Vermutlich kannst du nicht auf alle E-Mails innerhalb von 24 Stunden antworten, aber du kannst es verhindern, dass du eine Erinnerung von ungeduldigen Kollegen bekommst. Antworte einfach nur kurz und teile mit, dass du dich später ausführlich kümmern und antworten wirst. Das nimmt dir den Druck heraus.
- Schließe den Posteingang: E-Mails sind an vielen Arbeitsplätzen unverzichtbar, können aber auch stark ablenken (siehe Punkt #1). Nicht wenige Menschen checken ihre Mails alle 30 Minuten oder öfter. Wenn du an einer wichtigen Aufgabe arbeitest, schließe den E-Mail Tab, sodass du dich besser konzentrieren und fokussieren kannst.
- Öffne eine E-Mail nicht mehr als zweimal: Wenn du eine E-Mail liest und als ungelesen markierst, musst du sie später wieder öffnen und erneut lesen. Versehe sie stattdessen mit einem Label wie „unbedingt antworten“ oder „diese Woche antworten“ um Kontext zu haben und beim zweiten Mal schneller zu wissen, worum es geht. (Anmerkung: Ihr könnt auch einfach Stichworte als Antwort schreiben und diese als Entwurf speichern)
- Sortieren, Lesen und Antworten sollten getrennt werden: Viele Menschen lesen, sortieren und beantworten ihre E-Mails zugleich – wobei die Konzentration sehr schnell nachlassen kann. Trenne diese Aktivitäten stattdessen und nimm dir jeweils eine Aufgabe vor. Sortiere alles und dann beantworte alles.
- Hebe nur E-Mails auf, die eine Aktion erfordern: Wenn sich zu viele unwichtige E-Mails im Posteingang befinden, gibt es deinem Gehirn unterbewusst das Signal, zuviel zu tun zu haben. Lasse stattdessen nur wichtige E-Mails im Posteingang und Lösche oder Archiviere alle anderen bzw. stelle diese zurück. Sei dabei „rücksichtslos“
- Überpringe unwichtige E-Mails: Jede eingehende E-Mail nimmt ein kleines Stück deiner Energie in Anspruch, sodass sich nur wichtige E-Mails im Posteingang befinden sollten. Erstelle dafür Filter in GMail und setze diese so ein, dass unwichtige Mails wie z.B. Newsletter den Posteingang überspringen und dort gar nicht erst angezeigt werden. Wenn du Zeit hast, kannst du sie später immer noch lesen oder durchsuchen.
- Vermische nicht gelesen und ungelesene E-Mails: Gelesen und ungelesene E-Mails zu vermischen ist ein Rezept für Verwirrung und Sorgen. Trenne diese stattdessen sauber in mehreren Posteingängen, die du sehr einfach mit GMail erstellen kannst. Außerdem kannst du Label anlegen und bereits gelesene E-Mails mit einem speziellen Tag wie etwa „ToDo“ oder „Follow Up“ versehen.
- Bleibe konzentriert und verstecke neue E-Mails: Wenn du wichtige E-Mails beantwortest, solltest du nicht von neuen E-Mails abgelenkt werden. Öffne dazu einen speziellen Bereich mit den zurückgestellten oder favorisierten E-Mails und arbeite diese ab, statt im Hintergrund den Posteingang geöffnet zu haben. So bleibt die Konzentration hoch und die Ablenkung von neuen E-Mails wird verhindert.
- Nutze die Suchfunktion: Das Sortieren und Labeln von E-Mails zu Organisationszwecken ist praktisch, aber verrenne dich nicht darin. Erinnere dich, wie Google begonnen hat: Mit der Suche! Nutze die Suchfunktion um E-Mails zu finden, statt endlos Label-Listen durchzusehen. GMail bietet dir sehr viele Operationen für die Suchfunktion, mit denen sich die passende E-Mail schnell finden lässt.
Siehe auch
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