Google bietet mit den drei in die Drive-Plattform integrierten Office-Apps Docs, Sheets und Slides jede Menge Funktionen, die für den Durchschnittsnutzer längst ausreichend sind. Von Anfang an sind diese Apps aber dafür konzipiert worden, die Daten und Dokumente mit mehreren Nutzern zu teilen und bei Bedarf auch gleichzeitig zu bearbeiten. Jetzt gibt es zwei große Neuerungen für diese geteilten und gemeinsam bearbeiteten Dokumente.
Wer Dateien mit nur sehr wenigen Nutzern teilt, wird damit auch ohne zusätzliche Hilfen auskommen, doch bei einer Masse an Nutzern – was wohl häufig in der G Suite-Version der Google-Apps vorkommt – kann es schon einmal unübersichtlich werden. Aus diesem Grund wurde schon vor einigen Monaten das „Acitivit Dashboard“ integriert, über das sehr schnell sichtbar wird, welche Personen Zugriff auf das Dokument haben und es geöffnet haben.
Jetzt bekommt das Activity Dashboard ein große Update und bringt gleich zwei neue Funktionen in die Oberfläche: Das erste Feature ist ein per Diagramm dargestellter Überblick über die Zugriffszahlen auf das Dokument. In dieser Übersicht kann ein Zeitraum ausgewählt werden, der dann für die Statistiken und Diagramme genutzt wird. Oben ist dann die Gesamtanzahl aller Zugriffe zu sehen und weiter unten ein Diagramm mit den Detailwerten für jeden Tag. Praktisch um zu sehen, ob das Dokument noch „lebt“.
Die zweite neue Funktion ermöglicht es, sehr schnell alle Teilnehmer dieses Dokuments zu kontaktieren. Dazu können direkt im Dashboard einfach alle oder nur beliebige Nutzer ausgewählt und dann eine Nachricht versendet werden. Dort kann dann ein Betreff und eine Nachricht eingegeben werden, die an alle Empfänger per E-Mail gesendet wird. Viel praktischer als sich eine separate Liste per E-Mail aufzubauen, vor allem wenn es sich um sehr viele Empfänger handelt.
Die Updates werden ab sofort für alle Nutzer ausgerollt und sollten im Laufe der nächsten 15 Tage bei allen Nutzern angekommen sein.
» Ankündigung im G Suites-Blog