Googles Online-Office zeichnet sich vor allem dadurch aus, dass alle Dokumente gleichzeitig mit anderen Nutzern bearbeitet werden können und dabei auch mit größeren Teams keine Probleme hat. Jetzt werden gleich eine ganze Reihe von Verbesserungen für diesen Bereich ausgerollt, mit denen die Änderungen an den Dokumenten schneller und komfortabler nachvollzogen werden können. Außerdem gibt es eine kleine Verbesserung an den Templates.
Das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten ist mittlerweile zum Standard geworden und wird von sehr vielen Büro-Paketen unterstützt – aber Google gehörte mit zu den Vorreitern in diesem Bereich. Mit Docs, Sheets und Slides kann man gemeinsam an Dokumenten bearbeiten, Kommentare für die einzelnen Bearbeitungen abgeben und sich auch per Chat gemeinsam mit den anderen Bearbeitern unterhalten. Doch bei vielen Bearbeitungen kann so schnell die Übersicht verloren gehen.
Verbesserte Versionsverwaltung
Um die einzelnen Veränderungen von anderen Nutzern besser nachzuvollziehen, gibt es nun eine Reihe von neuen Features für diesen Bereich.
- Versionen bezeichnen: Einzelne Versionen können nun mit einer Bezeichnung versehen werden, so das man direkt sehen kann um welche Version es sich handelt bzw. welche der unzähligen Veränderungen nur Details verbessert haben.
- Clean Version: Es gibt eine neue Vorschaufunktion, mit der man sich alle Änderungen am Dokument ansehen kann, wie sie endgültig aussehen würden – ohne all die Kommentare und Vorschläge.
- Massen-Freigabe: Statt alle Vorschläge einzeln abzuarbeiten, kann man nun alle Vorschläge mit einem mal ablehnen oder akzeptieren.
- Vorschläge aus der Smartphone-App: Auch aus der iOS- und Android-Version heraus kann man nun Änderungsvorschläge machen und dem Dokument-Besitzer einreichen.
Templates mit Add-Ons
Google Docs erlaubt schon seit vielen Jahren das Erstellen von Templates, allerdings nur in Form von zuvor ausgefüllten Dokumenten und Formularen. Mit dem jetzigen Update können auch die Add-Ons zu einem Template hinzugefügt werden, das dann automatisch mitgeladen und verwendet werden kann. Sinnvoll kann das vor allem in großen Teams oder Unternehmen sein, die die Daten direkt weiter verarbeiten möchten.
Alle Änderungen werden ab sofort für alle Nutzer sowohl für den Desktop als auch für die Smartphone-Apps ausgerollt und sollte im Laufe der nächsten Tage zur Verfügung stehen.